Перспективы развития аудита документирования поощрений, взысканий, увольнения работников ООО «СИМС»

Внутренний аудит документирования поощрений, взысканий, увольнения работников необходим, например, если:

- сменяется работник, отвечающий за ведение кадрового делопроизводства;

- получили распоряжение от трудовой инспекции о предстоящей проверке;

- грозит проверка после увольнения обиженного работника;

- сменяется руководитель организации;

- изменилось действующее законодательство.

Кроме того, не все руководители согласны раскрыть перед аудитором конфиденциальные сведения, касающиеся работников и схем начисления зарплаты. Здесь нужно отметить, что эксперты дорожат своей репутацией и не будут «выносить сор из избы», а в договор оказания услуг обязательно включают пункт о неразглашении сведений. Тем более что аудиту подлежат только официальные документы.

Действительно проблема - в нужный момент найти специалистов, которым можно было бы довериться. К выбору компании или независимого эксперта нужно подходить осторожно, по возможности, воспользоваться рекомендациями.

И все же можно провести проверку и собственными силами.

Документирование деятельности потребует усилий от руководства предприятия: в ней должны участвовать различные сотрудники предприятия, могут организовываться плановые совещания рабочих групп, проводиться мероприятия по мотивации задействованных сотрудников, должны выделяться необходимые ресурсы на внедрение системы. Однако и результат не заставит долго себя ждать. По прошествии квартала или полугода (в зависимости от производственного цикла) в руки руководителей подразделений и высшего руководства организаций попадают статистические данные, которые отражают реальное состояние как технологических, так и других процессов.. Анализировать полученные данные будет гораздо удобнее, чем информацию, имевшуюся ранее. На основе представленных отчетов можно будет принимать более эффективные решения по совершенствованию деятельности предприятия [5, с. 56-63].

Однако у документирования есть и кажущиеся «минусы». Рассмотрим наиболее явные из них, одновременно ответив на вопросы, как их избежать.

Чрезмерная формализация. Зачастую решение о необходимости создания документов, которые будут регламентировать деятельность, принимается без ее предварительного анализа. Многие организации, принявшие решения работать без привлечения внешнего консультанта, идут по этому пути, создавая у себя колоссальное количество документов. Например, на одном из машиностроительных предприятий их было подготовлено свыше 900. Однако стандарт ИСО 9001 не требует регламентировать всю деятельность в организации. Стандартом определен ряд моментов, которые обязательно должны быть регламентированы и документированы, поскольку без них невозможно функционирование системы управления. Необходимость создания остальных документов определяется самой организацией, исходя из требований заказчиков, законов и потребностей самой организации.

Избыточный документооборот, или "бумаги ради бумаг". Как правило, очень много времени уходит на ведение записей, а также на разработку документов, которые в дальнейшем не используются в реальной деятельности в полном объеме. Путь решения этой проблемы уже обозначен выше - необходимо создавать только те документы, которые нужны организации [10, с. 45].

Подробная регламентация. Деятельность предприятия пытаются описать очень подробно, но поскольку сотрудники ее прекрасно знают, то просто не видят необходимости в этом. Это создает внутреннее сопротивление процессу разработки документации. Логика поведения сотрудников, глубоко осведомленных о технологических процессах и других нюансах выполняемой работы, понятна. Преследуя личный интерес, не передавая полученный в стенах родной фирмы опыт, они подвергают коллектив большому риску в случае своей болезни либо других непредвиденных ситуаций. Возможный ущерб для организации в таких случаях не поддается подсчету в полном объеме. Стандарт оставляет решение вопроса о степени детализации на усмотрение организации, которая должна при этом ориентироваться на сложность описываемой деятельности и компетентность своего персонала[13, с. 79].

Необходимость управления регламентирующими документами и записями тяжело укладывается в общепринятую практику предприятий, особенно если до этого в организации не существовало службы делопроизводства. Однако если не управлять документами, то никакой отдачи от формализации деятельности получить не удастся. Необходимо разработать и внедрить правила управления документами.

Негативное отношение порой складывается из необходимости выполнения всех обязательных шагов по разработке, согласованию, утверждению документов. Проблема с анализом предлагаемых документов при разработке, согласовании, утверждении актуальна для большинства предприятий. Тут все достаточно просто: «у меня нет времени» или «все равно ничего не изменится в работе» - эти мысли снуют в головах руководителей. Порой их подпись на листе согласования или ознакомления носит формальный характер. Знакомая ситуация? Вряд ли кто-нибудь из руководителей ответит утвердительно, однако практика демонстрирует обратное. Последствия плачевные: в результате предприятие имеет неработающие документы, непригодные для решения всех тех вопросов, о которых мы говорили выше. Эти документы и действия по ним не приведут к ожидаемому улучшению деятельности и прозрачности бизнеса. Такие результаты дискредитируют как службу качества, так и менеджмент качества.

Вполне вероятно, что на вашем предприятии можно найти руководителей или сотрудников, которые видят в формализации и документировании деятельности только отрицательные моменты. Но почему тогда организации во всем мире документально регламентируют свою деятельность, утверждая, что за счет этого они получают дополнительные выгоды? Давайте попробуем сформулировать и проанализировать выгоды от документирования системы менеджмента:

Воспроизводимость деятельности. Гораздо проще повторить те действия, которые четко и подробно описаны в документе, чем те, которые получены, например, в ходе устного инструктажа.

Независимость деятельности отдельных актеров. Значительная часть организаций подвержена естественным или повышенным колебаниям. В отдельных компаниях, где возможно привлечение низкоквалифицированного персонала, это иногда сезонное или постоянное. В компаниях с высокими требованиями к квалификации и опыту может возникнуть проблема, когда незаменимый специалист уйдет из компании. Так или иначе, проблема актуальна для большинства предприятий. Детализированное описание выполняемой деятельности в таких случаях может служить удобным инструментом для обучения вновь прибывшего сотрудника. Конечно, это возможно только тогда, когда документ разработан с учетом квалификации сотрудника.

Ясные ответственность и полномочия. Четко установленные обязанности и полномочия устраняют неразбериху в организации, предупреждают появление ошибок и способствуют созданию хорошего психологического климата в коллективе.

Хранение и передача знаний. Хорошо продуманная документация очень помогает при обучении сотрудников. Например, в одной из строительных организаций, привлекающих людей из близлежащих стран для менее ответственной работы, к описанию проделанной работы подошли нетривиально. Созданные инструкции содержат иллюстрации и другие графические пояснения, которые можно использовать для получения обзора требований к выполняемой работе. Получилось очень похоже на детские «комиксы». Такая инструкция позволяет легко обучать человека, который даже не владеет в достаточной степени русским языком.

Проверяемость деятельности. Гораздо проще выполнять и проверять исполнение документально изложенных требований, чем тех, которые передаются устно.

Помогите с решениями. Рекомендуемый раздел инструкции, озаглавленный «Меры контроля», часто остается пустым и не входит в обязательное содержание нормативных документов в организациях. Но именно в том, что указываются действия операторов в случаях возникновения той или иной общей проблемы, нештатной ситуации. В этом разделе обобщены наиболее ценные уроки по принятию решений, которыми можно поделиться с сотрудниками.

Как видите, при правильном подходе формализация и документирование действий действительно может принести организации дополнительные преимущества.