Құжат ақпараттық жүйеде ақпаратты негізгі жеткізуші болып табылады, ол қисынды байланысты деректемелерден құралады. Құжаттың нысаны (макеті) деректемелердің мағыналарының орналасуы мен форматына орай анықталады.
Ақпараттық жүйеде құжаттар әдетте қолмен толтырылатын құжатқа және есептеу техникасы мен бағдарламаның көмегімен машинамен толтырылатын құжатқа бөлінеді. Құжаттың өміршеңдік циклі құжат құрастырылатын сәттен (қолмен немесе машиналық тәсілмен) бастап ол мұрағатқа тапсырылған немесе жойылатын сәтке дейінгі уақыт аралығын құрайды. Осы сәттердің арасында құжаттың қозғалысы, яғни құжат айналымы жүзеге асырылады. Құжат басқару мақсатында өңделеді және пайдаланылады.
Құжаттар өңдеу операциясының мақсаты мен құжат айналымының сызбасына сәйкес нақты міндетке қатысты бастапқы және өңдеу нәтижесі болып табылатын туынды құжатқа бөлінеді. Құжат пайдаланылатын басқару мақсатының функциясына орай құжаттың нормативтік, жоспарлық, есептік, талдамалы және басқа да түрі болады.
Әрбір басқару функциясы немесе пән саласы бойынша құжат нысандарының сәйкестендірілген, оның ішінде басқару функциясына арналған құжаттардың көп түрлерінің нысандарын қысқартуды, құжат нысанындағы деректемелердің барынша аз қажетті қүрамын пайдалануды, сондай-ақ деректемелердің мағыналарын құжат нысанында орналастыру тәртібі мен форматының сақталуын қамтамасыз ететін жиынтығы қолданылады.
