Отметка  о  наличии  приложения

о  наличии  приложения  прос тавляются  его  учетный  номер  и  гриф 
конфиденциальности  (полнос тью),  номер  (номера)  экземпляров, 
количес тво  лис тов  в  экземпляре;  ес ли  приложение  открытое  -  ко-
личество лис тов в экземп ляре и количес тво экземпляров. Прос тав-
ление учетного номера обусловлено  тем, что, как уже отмечалось, 
каждое  конфиденциальное  прило жение  регистрируется  за  сам о-
стоятельным  номером,  прос тавление  грифа  конфиденциальнос ти 
необходимо потому, что приложения могу т быть с разными грифа-
ми и без них, проставление номера экземпляра дикту ется требова-
нием поэкземплярного учета документов.  
При наличии нескольких приложений они нумерую тся.  
С  учетом  изложенного  отметка  о  наличии  приложения  может 
быть оформлена с ледующим образом:  
 
Приложение: №16 для с лужебного пользования, экз. №  2 на 6 
л. 
 
или 
Приложение: 1. Справка о реализации продукции, №17 с трого   
конфиденциально, экз. № 1,2на Юл. каждый.  
2. Акт о списании бракованных изделий на 3 л. в 2 экз.  
 
Если приложение сброшюровано, то количес тво лис тов не ук а-
зывается. 
Если  приложение  направляется  не  во  все  указанные  в  док у-
менте ад реса, то в конце отметки о его наличии это оговаривается, 
например: в первый адрес. 
В приложении к  распорядительному документу в правом верх-
нем углу первого  лис та пишется:  Приложение (без кавычек) с ук а-
занием наименования распорядительного документа, его даты, но-
мера и грифа конфиденциальнос ти, например:  
 
Приложение 
к приказу председателя правления  
от 14.04.2003 № 7СК  
 
При  наличии  нескольких приложений к распорядительному д о-
кументу  на каждом из них  прос тавляется порядковый  номер:  Пр и-
ложение  1,  Приложение  2  и  т.д.  Допускается  слово  "Приложение" 
печатать  прописными  буквами  и  перед  его  порядковым  номером 
ставить знак №.  
Подпис и  состоит  из  наименования  должнос ти  лица,  подп исав-
шего документ, его личной подписи и ее расшифровки.  
Документы  подписываются  должнос тными  лицами  организа-
www.kodges.ru

ции, определяемыми учредительными документами или приказами 
по  организации.  Право  подписи  закрепляется  в  перечне  изд авае-
мых конфиденциальных документов. 
В зависимости от вида и назначения документа  он подп исыва-
ется  одним  или  нескольким  должностными  лицами  одной  или  н е-
скольких организаций.  
Если документ сос тавлен на  бланке,  то наименование должн о-
сти дается сокращенное, например:  
 
Генеральный директор 
личная И. К. Иванов 
подпись 
 
При  оформлении  документа  на  бланке  должнос тного  лица 
должность этого лица в подписи не указывается.  
Если документ подписывается несколькими должнос тными  ли-
цами,  то  их подписи располагаются одна под другой в  пос лед ова-
тельнос ти, соответс твующей занимаемой должнос ти, например:  
 
Председатель правления   
личная В.М. Бушуев 
подпись 
 
Главный бухгалтер 
 
личная В.М. Коновалова 
подпись 
 
Если документ подписывается лицами нескольких организаций, 
то  он  печатается  не  на  бланке,  в  реквизит  "Подпись"  включаются 
полные наименования организаций, подписи располагаю тся на од-
ном уровне, например:  
 
Генеральный директор 
 
 
Генеральный 
дирек-
тор 
АОЗТ "Азот"  
 
 
 
АОЗТ "Полиметаллы"  
 
личная 
 
И. И. Иванов   
личная  
С. 
С. 
Сидоров 
подпись 
 
 
 
 
подпись 
 
При  подписании  документа,  сос тавленного  комиссией,  ук азы-
ваются  Щ Должнос ти  лиц, подпис ывающих документ, а  их обязан-
нос ти в составе комиссии, например:  
 
Председатель комиссии   
личная подпись  
Ю.Н. 
Трифонов 
 
www.kodges.ru

Члены комиссии   
личная подпись В.А. Аксенов  
личная подпись ИМ. Барышников   
и т.д. (в алфавитном порядке) 
 
Если на проекте документа заготовлена  подпись  одного долж-
ностного  лица,  а  документ  подписывается  другим  должнос тным 
лицом,  то  обязательно  указывается  фактическая  должнос ть  лица, 
подписавшего  документ,  и  расшифровка  его  фамилии.  Исправле-
ния могу т вноситься печатным или рукопис ным спос обом. При этом 
не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наиме-
нованием должнос ти.  
Гриф  согласования  документа  должен,  как  правило,  прим е-
няться при соглас овании документа с другими  организациями, и н-
терес ы  которых  в  нем  затрагиваются,  а  также  с  коллегиальными 
органами данной  организации, включая общественн ые (общее со-
брание,  комиссия  и  др.).  Согласование  имеет  целью  подтвержд е-
ние  необходимос ти  издания  документа,  правильнос ти  изложения 
вопросов и соответс твия их действу ющим нормативным актам. 
Гриф  согласования  документа  сос тоит  из  слова  СОГЛАСОВА-
НО  (без  кавычек  и  двоеточия),  наименования  должнос ти  лица,  с 
которым согласовывается документ (с указанием полного наимен о-
вания организации),  личной подписи,  ее  расшифровки  и даты, н а-
пример:  
 
СОГЛАСОВАНО  
Префект Южного   
административного округа   
г. Москвы  
личная подпись   П. П. Бирюков 
11.05. 2003  
 
При необходимости согласования документа с несколькими о р-
ганизациями  фифы согласования  располагаются  на  одном уровне 
или составляется  лис т согласования с указанием на нем наимен о-
вания документа, о чем в документе на мес те прос тавления грифа 
согласования делается отметка: Согласовано, см. лис т согласов а-
ния.  
Если  согласование  осуществляется  письмом,  протоколом  и 
другими  документами,  то  гриф  с огласования  оформляется  сл е-
дующим образом:  
 
СОГЛАСОВАНО 
Письмо АООТ "Изумруд" 
от 26.04.2003 № 16 СК  
www.kodges.ru

 
Согласование производится, как правило, пос ле подписания 
документа.  
Гриф согласования располагается ниже  реквизита "Подпись" в 
левой с тороны документа. 
Визы  согласования  документа  применяются  при  согласов а-
нии  проекта  документа  с  подразделениями  данной  организации. 
Как  и  грифом  согласования,  визами  подтверждается  возможнос ть 
издания документа, объективнос ть включения в него информации, 
отсутс твие  в  документе  ош ибочных  положений,  соответс твие  его 
правовым  актам  и  ранее  приня тым  решениям,  техническая  и  эко-
номическая обоснованнос ть предлага емых мер и др. 
При  визировании  проекта  документа  должна  соблюдаться  о п-
ределенная  последовательнос ть:  первым  визирует  проект  док у-
мента  исполнитель, отвечающий за общее содержание документа, 
вторым  - руководитель подразделения, в котором  работает  испо л-
нитель,  затем  -  должнос тные  лица,  интересы  (вопросы)  которых  
затрагиваются в документе, потом - юрис т на соответс твие проекта 
документа  дейс твующим  нормативным  документам,  в  том  чис ле 
данной  организации,  а  также  на  соответствие  вида  документа  его 
содержанию. Последним проект документа визирует сотрудник (ру-
ководитель) подразделения конфиденциального делопроизводс тва 
на  предмет  наличия  и  правильнос ти  оформления  не обходимых  
реквизитов  проекта  документа  и  соответс твия  грифа  его  кон-
фиденциальнос ти составу содержащейся в  проекте документа и н-
формации.  
Документ, подлежащий визированию, может предс тавляться на 
подпись  соответс твующему  должнос тному  лицу  только  при  нал и-
чии всех необходимых виз.  
Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку 
подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:  
 
Начальник отдела снабжения  
личная подпись  
 
 
И.Н. Петров 
09.04. 2003 
 
При наличии замечаний к проекту документа они излагаю тся на 
отдельном  лис те,  прилагаемом  к  документу,  а  виза  оформляется 
следующим образом:  
 
Замечания прилагаются 
Начальник отдела кадров  
личная подпись  
 
А.А. Сидоров 
11.04. 2003 
www.kodges.ru

Если  подлинник  документа  ос тается  в  организации,  то  визы 
прос тавляются  на нем в нижней час ти оборотной стороны послед-
него  листа. Если подлинник отправляется,  то визы прос тавляются 
в  нижней  час ти  лицевой  с тороны  ос тающегося  в  организации  э к-
земпляра.  Допускается  прос тавление  виз  производить  на  отдель-
ном прилагаемом к документу  лис те,  а  также  осуществлять  по у с-
мотрению  организации,  полис тное  визирование  документа,  вклю-
чая приложения.  
Печать  заверяет  подлиннос ть  подписи  должнос тного  лица  на 
документах,  требующих  особого  удостоверения  их  подлиннос ти. 
Такие  доку менты  предусмотрены  специальными  нормативными 
актами  и  в  первую  очередь  связаны  с   финансовыми  средс твами 
или имеют особое правовое значение. В соответс твии с этими сп е-
циальными  нормативными  актами  в  каждой  организации  целес о-
образно разработать перечень до кументов, на которых прос тавля-
ется оттиск печати, или делать пометку об этом в графе "Примеч а-
ние" перечня издаваемых конфиденциальных документов (см. под-
раздел 3.1), что позволит исполнителям знать, на ка ких документах  
должна прос тавляться печать, сотруднику, ответс твенно му за хра-
нение  и  использование  печати,  избегать  ошибок  при  решении  во-
проса  о  ее  прос тавлении,  а  сотруднику  подразделения  конфиде н-
циального  делопроизводства  контролировать  наличие  оттиска  п е-
чати на соответс твующих документах. 
Отметка  о заверении копии  проставляется при заверении со-
ответс твия  неподписанных  экземпляров  документа  подлиннику. 
Она  помещается  ниже  реквизита  "Подпись"  и  включает:  завер и-
тельную надпись Верно (без кавычек), должнос ть лица, заверивш е-
го экземпляр,  личную под пись, расшифровку подписи  и дату зав е-
рения, например:  
 
Верно 
Старший инспектор личная подпись    Н.В. Зотова  
14.04. 2003 
 
В  необх одимых  случаях,  определяемых  организацией,  допу с-
кается заверять неподписанные экземпляры печатью организации.  
Отметка  об  исполнителе  конфиденциального  документа  яв-
ляется своего  рода  паспортом  (формуляром) документа  и включ а-
ет  сведения,  по  которым  можно  восстановить  необходимые  уче т-
ные данные о документе в случае утраты регис трационной карточ-
ки (журнала). В отметке указываются учетный номер и гриф конфи-
денциальности документа, количес тво изготовленных экземпляров, 
фамилия  исполнителя документа,  фамилия  лица, печатавшего д о-
кумент  (ес ли  документ  печатался  не  ис полнителем),  дата  печата-
www.kodges.ru

ния документа, например:  
 
иск 
3 экз. 
Иванов 
печ. Сидорова 
12.04. 2003 
 
На документах, направляемых в другие организации, целесо-
образно указывать не только фамилию исполнителя, но и полно-
стью его имя и отчес тво, а также номер его телефона, что позволя-
ет получателям доку мента при возникновении вопросов связывать-
ся непосредственно с исполнителем.  
Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой или обо-
ротной с тороны пос леднего лис та.  
Идентификатор электронной копии документа прос тавляется 
в случаях, когда документ вводится в память ЭВМ  или  изгото влен 
при  помощи  печатающих  устройс тв  средств  вычислительной  тех-
ники. 
Отметка  может  включать  наименование  файла  на  машинном 
носителе и дату, а  также другие поисковые данные. Реквизит пр о-
ставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.  
www.kodges.ru

4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУ-
МЕНТОВ 
 
4.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ КОНФИДЕН-
ЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 
 
Учет  конфиденциальных  документов  является  одной  из  важ-
нейших  сос тавных  час тей  конфиденциального  делопроизводс тва. 
В открытом делопроизводс тве вместо термина "учет" употребляе т-
ся термин "регистрация", которая, согласно Типовой инструкции по 
делопроизводству в федеральных органах исполнительной влас ти, 
предс тавляет собой "запись учетных данных о документе по уста-
новленной  форме,  фиксирую щая  факт  его  создания,  отправления 
или  получения".  Основная  цель  ре гистрации  -  пос троение  поиско-
вой  сис темы  по  документам.  В  конфиденциальном  делопроизвод-
стве запись учетных данных о документе не сводится только к фик-
сированию  факта  его создания, отправления или" получения и  яв-
ляется не  только  основой построения поисковой сис темы по док у-
ментам, хотя и  то, и другое относятся к целям записи. Важнейшая 
цель  записи  учетных  данных  сос тоит  в  обеспечении  сохраннос ти 
конфиденциальных  документов  и  предотвращении  таким  образом 
утечки содержащейся в документах информации. Для достижения 
этого  в  регис трационных  формах  необходимо  фиксировать  не 
только данные  о самом документе, включая количес тво его экзем-
пляров и  лис тов, поскольку утрата экземпляра или отдельных лис-
тов при безучетном их хранении зачас тую приводит и к у течке ко н-
фиденциальной  информации, но и любое движение и местонахож-
дение  документа,  что  позволяет,  помимо  расши рения  справочно-
поисковых  данных  о  документе,  обеспечивать  персо нальную  от-
ветственнос ть за его сохранность и качес твенно проводить прове р-
ки  наличия  документов  с  целью  своевременного  обнаружения  их  
возможных  утрат.  Поэтому  применительно  к  конфиденциальным 
документам  употребляется  термин  "учет",  т.к.  он  является  более 
емким  и не сводится  только к  фиксированию данных о  реквизитах  
документа.  
Учет  конфиденциальных  документов  осуществляется  подраз-
делением конфиденциального делопроизводс тва. В "Положении о 
порядке  обращения  со  с лужебной  информацией  ограниченного 
распространения"  записано,  что  при  небольшом  объеме  докуме н-
тов  с  грифом  (пометкой)  "Для  служебного  пользования"  их  учет 
разрешается  вес ти  совмес тно  С  несекретными  документами.  Од-
нако формы учета несекретных докумен тов не отражают всех пок а-
www.kodges.ru

зателей,  необходимых  для  учета  документов  с  грифом  "Для  слу-
жебного  пользования",  что  создает  условия  для  у траты  докуме н-
тов. К тому же при совместном учете усложняется работа  по реги-
страции,  проведению  проверок  наличия,  поиску,  систематизации 
документов, содержащих служебную  тайну. Поэтому оптимальным 
вариантом является раздельный учет несекретных и с грифом "Для 
служебного пользования" документов.  
Учет документов, содержащих  коммерческую  тайну, осуществ-
ляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну.  
Учету  подлежат  все  без  исключения  изготовленные  на  пред-
приятии и полученные им конфиденциальные документы.  
Учет  конфиденциальных  документов  подразделяется  на  3  в и-
да:  изданных   документов,  поступивших  документов  и  документов 
выделенного хранения. 
Учет изданных документов охватывает документы, изготовле н-
ные  на данном предприятии рукописным, машинопис ным способ а-
ми или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независ имо 
от  того,  направляются  эти  документы  на  другие  предприятия  или 
являются вну тренними.  
Учет  пос тупивш их  документов  охватывает  документы,  пос ту-
пившие  от  других  предприятий,  за  исключением  тех  из  них,  кото-
рые  без  присвоения  им  регис трационного  номера  по  этому  вид у 
учета  сразу  переводятся  на  учет  документов  выделенного  хран е-
ния.  
Учет  документов  выделенного  хранения  охватывает  все  док у-
менты,  не  подлежащие  подшивке  в  дела.  В  открытом  делопроиз-
водстве нет  такого вида учета. Документы, которые по различным 
причинам не  подшиваются в дела,  передаются в  библиотеку,  тех-
нический  архив  или  соответс твующие  производс твенные  подраз-
деления. В конфиденциальном делоп роизводс тве в силу  того, что 
оно  распространяется  не  только  на управ ленческую, но и на  науч-
но-техническую документацию и учет этой документации осущест-
вляется в  одном подразделении, документы, не подле жащие под-
шивке в дела, с тавятся или переводятся на учет документов выд е-
ленного хранения. Эти документы можно разделить на две катего-
рии. К первой относятся документы, которые по производственным 
условиям нецелесообразно  подшивать в дела.  Например, различ-
ного  рода  технологические  инс трукции,  с  которыми  параллельно 
работают несколь ко исполнителей. При подшивке их в дело испо л-
нитель, взявший дело, лиш ает ос тальных исполнителей возможно-
сти пользоваться необходимыми им инс трукциями. Ко второй кате-
гории относятся документы, которые по их внешним  особеннос тям 
невозможно  или  нецелесообразно  подшивать  в  дела  (большого 
формата, сброшюрованные, чертежно-графические и  т.д.). На этот 
www.kodges.ru

вид  учета  могу т  с тавиться  документы  на  с тадии  их  создания  или 
получения  либо  переводиться  документы,  уже  взятые  на  Учет  из-
данных или пос тупивших документов.  
Независимо от вида учета конфиденциальные документы мож-
но учитывать в журналах или карточках. При  большом  объеме до-
кументов целесообразно использовать карточный способ учета, т.к. 
он сокращает время на поиск документов за счет помещения ка р-
точек в соответс тву ющие рубрики картотек, дает возможность осу-
ществлять ручной контроль исполнения документов без изготовле-
ния  специальных  контрольных  карточек,  ускоряет  и  повышает  к а-
чество проведения проверок наличия документов.  
При карточном способе учета документов (как и носителей) не-
обходимо  вес ти  контрольный  журнал,  предназначенный  для  реги-
страции  карточек  и  обеспечения  пос ледовательнос ти  прос тавл е-
ния их номеров, контроля за мес тонахождением документов, нахо-
дящихся в обращении, ускорения  их поиска, а  также д ля  прос тав-
ления отметок о проверках наличия документов. Контрольный жур-
нал  заводится  по  каждому  виду  кар точного  учета  документов.  Он 
имеет с ледующую форму: 
 
Учетные номера 
документов 
Местонахождение 
документов 
Отметки о проведении про-
верок наличия документов 
1 
2 
3 
 
В  графе  2  напротив  соответс твующего  номера  прос тавляются 
карандашом фамилия сотрудника, получившего документ, или дру-
гое местонахождение документа. При изменении мес тонахождения 
документа  предыдущая  отметка  зачеркивается  или  вытирается  и 
прос тавляется  новая,  при  этом  карточка  учета  данного  документа 
каждый  раз  помещается  в  соответс твующую  рубрику  картотеки. 
При  отработке  документа  (переводе  на  другой  вид  учета,  отправ-
лении, подшивке в дело, уничтожение, передаче на архивное хр а-
нение) с оответствующий номер в контрольном журнале округляе т-
ся без указания окончательного  мес тонахождения до кумента. Кар-
точка помещается в картотеку отработанных документов по поряд-
ку номеров. 
В  графе  3  напротив  с оответствующего  номера  прос тавляется 
дата  проведения  квартальной  проверки  наличия  документа  (см. 
главу 10).  
Вместо контрольного журнала допус тимо вести валовую карто-
теку,  формируемую  из  вторых  экземпляров  учетных  карточек,  в 
которую  вносятся  данные,  предусмотренные  для  контрольного 
журнала, но  реальные затраты при этом возрастают за счет изг о-
товления вторых экземпляров карточек.  
www.kodges.ru

Журналы  или  картотеки  учета  изданных  и  пос тупивших  док у-
ментов ведутся погодно; не исполненные в текущем году докумен-
ты подлежат переводу на учет следующего года (кроме распоряд и-
тельных  документов  и  протоколов)  с  отметкой  об  этом  в  учетных  
формах текущего года, оформляемой по аналогии с отметкой о п е-
ререгис трации нос ителей: по изданным документам в графе 16, по 
поступившим  -  в  графе  14.  Журнал  (картотека)  учета  документов 
выделенного  хранения  ведется  непрерывно,  номера  каждого  года 
продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это  тем, что выд е-
ленному хранению подлежат, как правило, документы пос тоянного 
и  долговременного  хранения,  и  их  ежегодная  перерегис тра ция 
привела  бы  к  увеличению  трудоемкос ти  обработки  документов  и 
созданию сложностей для их пользователей.  
Порядок  оформления  учетных  форм  документов  и  внесения 
исправлений в произведенные в них записи является таким же, как 
и для учетных форм носителей.  
 
4.2. УЧЕТ ИЗДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДО-
КУМЕНТОВ 
 
В предыдущей главе было сказано, что учет  изданных конфи-
денциальных документов  осуществляется на с тадии подготовки их  
проектов.  Там же  была изложена  технология учета  и дана  форма 
журнала (карточ ки) учета.  
Издаваемые  на  предприятии  конфиденциальные  распоряд и-
тельные  документы  (пос тановления,  приказы,  распоряжения),  а 
также  протоколы,  помимо  учетного  номера,  должны  иметь  раз-
дельную по видам тайны ежегодную порядковую нумерацию в пре-
делах каждого из этих видов документов. Для обеспечения после-
довательнос ти прос тавления  таких но меров, ускорения  поиска д о-
кументов необходимо вести журналы учета изданных конфиденц и-
альных распорядительных документов и протоко лов по каждому их  
виду отдельно. Журнал имеет следующие графы:  
 
Поряд-
ковый но-
мер и гриф 
конфиден-
циальности 
Д
ата 
Уче
тный 
номер 
За-
головок 
Количе-
ство экземп-
ляров 
Количе-
ство листов в 
экземпляре 
От-
метка о 
местона-
хождении 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
 
Если  документы  издаются  с  одним  грифом  конфиденциальн о-
сти,  то в наименовании графы 1 с лова "и гриф конфиденциально-
www.kodges.ru

сти"  опускаются,  рядом  с  номерами  документов  гриф  не  прос тав-
ляется.  
В графе 3 прос тавляется учетный  номер документа, присвое н-
ный ему по журналу учета изданных документов.  
Графы 14  обязательны,  целесообразность включения граф  57 
должна  определяться  главным  образом  объемом  и  характером 
справочной работы по документам.  

жүктеу/скачать 1,69 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: