Лабораторная работа №1 Создание таблиц Цель работы: получить понятие о шаблонах в ms-access: изучить структуру объекта ms-access "таблица"

1. Создайте базу данных Магазин

2. Создайте таблицу Товар по приведенному ниже примеру.

Код товара	товар	Цена поставки $
1	монитор	150,00
2	винчестер	120,00
3	CD-ROM	70,00
4	халява	1,00
счетчик	текстовой	числовой	← типы данных

3. Создайте таблицу. Продажа товара по дате, по приведенному ниже примеру Примечание I: после задания типа данных для поля наценка переведите текстовый курсор в поле Размер поля и с помощью кнопки выпадающего списка выберите режим С плавающей точкой (4 байт).

код товара	количество	наценка	дата
1	5	0,2	05.10.99
2	2	0,2	04.10.99
3	10	0,2	04.10.99
4	2	0,02	02.10.99
1	5	0,2	04.10.99
числовой	числовой	числовой	дата/время	← типы данных

4. Создайте таблицу Курс доллара по приведенному ниже примеру

дата	курс $
04.10.99	25 р.
05.10.99	26 р.
06.10.99	27 р.
02.10.99	24 р.
03.10.99	23 р.
дата/время	денежный	← типы данных

6. Создайте в режиме Конструктора, запрос прибыль по дате за вид товара. С полями товар из таблицы Товар и дата из таблицы Курс доллара.

запрос была вставлена таблица Продажа товара по дате.

7. Установите (перетаскиванием мыши) связь между полями Дата таблиц Продажа товара по дате и Курс доллара.

8. Сохраните запрос под указанным именем.

Наша задача (как видно из названия запроса) построить в следующем столбце данного запроса выражение для учета прибыли по виду товара определенную дату в рублях. Для этого необходимо умножить столбец цен в долларах на курс доллара по датам умножить получившееся произведение на столбец коэффициентов наценки и умножить на количество проданного товара по дате.

1. Откройте запрос прибыль по дате за вид товара в режиме конструктора

2. Установите текстовый курсор в строку Поле свободного столбца, щелчком правой клавиши мыши на нем вызовите контекстное меню.

3. Выполните команду Построить

4. В данном диалоговом, открывая папки Таблицы и Запросы, а затем заданные таблицы и запросы, необходимо кнопкой вставить вставлять в окно нужные поля (из этих таблиц и строк), а также знаки необходимых математических операций.

5. Подготовив выражение, как указано в описании ко второй части, нажать подтверждающую клавишу.

6. Установить флажок (щелчком мыши) в поле Вывод на экран создаваемого столбца.

7. Сохраните измененный запрос (Файл - сохранить).

8. Переведите текстовый курсор в начало строки Поле созданного столбца.

9. Удалите название поля (Выражение:), сохранив двоеточие.

10. Введите заданное название поля: прибыль по дате за вид товара

11. В меню Вид выполните команду Режим таблица

12. Если, построенное поле выводит данные, закройте запрос с сохранением, иначе закройте без сохранения.

Мы добились учета прибыли магазина по виду товара за определенную дату. Теперь необходимо учесть полную прибыль магазина по дате. Для этого применяется функция группировки в создаваемом запросе. В такой запрос обычно вставляют поле или поля, по которым будет производиться группировка и поле, которое по этим группировкам необходимо учитывать. В нашем случае группировать мы будем по полю Дата, а учитывать (применяя функцию суммы) поле, построенное в предыдущем запросе.

Решение задачи:

1. Создать запрос, добавив в него только предыдущий запрос (из него будут браться данные). -

2. Вставить из него поля Дата и поле, построенное в предыдущем запросе.

3. Выбрать на панели инструментов или в контекстном меню операцию группировки (в запросе должна добавиться строка Групповая операция)

4. Установить текстовый курсор в ячейку на пересечении этой строки и столбца, построенного в предыдущем запросе.

5. Щелкнуть в ней по кнопке выпадающего списка и выбрать из него функцию sum.

6. Закрыть запрос с сохранением.

7. Сохраните базу данных на дискету.

1. Как вызывается контекстное меню?

2. Для чего предназначена операция группировки?

3. Что значит связать поля с сохранением целостности данных?

4. Можно ли установить такую связь между полями с разными типами данных: и если нет то почему?

Лабораторная работа № 5 Создание и конструирование форм

Цель работы:

знакомство со структурой форма:

практика создания форм:

практика конструирования форм:

знакомство с режимом мастера.

Введение

Форма это структура базы данных, позволяющая удобно вводить и обрабатывать заданную информацию. Очень часто, для компактного хранения информации, требуется заносить в таблицу код объекта, а не его имя. Таким примеров может служить таблица Продажа товара по дате из предыдущей лабораторной работы. Заполнение таких таблиц, особенно для рядовых операторов, было бы связано с большими проблемами. К счастью, формы позволяют, выбирая из списка имена объектов, вставлять в таблицы их коды. Возможности форм необъятны для данного практикума. В нем мы познакомимся лишь с некоторыми из них. Кроме того, в этой работе мы познакомимся с некоторыми элементами визуального программирования.

Когда берутся готовые элементы управления (поля, поля со списками, кнопки и т.п.) и затем им задаются определенные свойства, а также связи с данными находящимися в таблицах и запросах. Данная тема будет продолжена в следующих работах.

Ход работы

Часть 1 (подготовка)

1. Откройте базу данных Магазин.

2. Убедитесь в наличии следующих ниже таблиц.

Товар.

Код товара	товар	Цена поставки $
1	монитор	150,00
2	винчестер	120,00
3	CD-ROM	70,00
4	халява	1,00
счетчик	текстовой	числовой	← типы данных

код товара	количество	наценка	дата
1	5	0,2	05.10.99
2	2	0,2	04.10.99
3	10	0,2	04.10.99
4	2	0,02	02.10.99
1	5	0,2	04.10.99
числовой	числовой	числовой	дата/время	← типы данных

дата	курс $
04.10.99	25 р.
05.10.99	26 р.
06.10.99	27 р.
02.10.99	24 р.
03.10.99	23 р.
дата/время	денежный	← типы данных

Формы и отчеты довольно сложные структуры баз данных, поэтому обычно, их создают в режиме Мастера и дорабатывают в режиме конструктора. Так поступим и мы.

1. Перейдите на вкладку формы.

2. Щелкните по кнопке создать и выберите режим мастер форм.

3. В поле со списком Таблицы/запросы выберите таблицу - источник Продажа товара по дате.

4. Используя клавишу « » », перенесите все поля данной таблицы из окна доступные поля в окно выбранные поля и перейдите к следующему диалоговому окну.

5. В нем установите флажок напротив опции в один столбец и перейдите к следующему диалоговому окну.

6. Выберите в нем оформление и перейдите к следующему диалоговому окну.

7. В последнем окне задайте имя форме и нажмите на кнопку Готово.

Вы создали форму, которая позволяет чуть более удобно вводить данные в таблицу Продажа товара по дате.

Но для ее заполнения необходимо помнить коды всех товаров. Поэтому наша следующая задача обеспечить удобный ввод данных в поле код товара таблицы Продажа товара по дате.

Часть 3 (доработка формы)

Мы должны обеспечить, чтобы при вводе названия товара в нашей форме, в таблицу заносился его код.

1. Откройте вашу форму в режиме конструктора.

2. Выделите поле код товара и удалите его, используя клавишу Delete.

3. Найдите, в окне программы, панель элементов и перепишите возможные для вставки объекты.

4. Из них (щелчком мыши) выберете воле со списком.

5. Подведите курсор мыши к предполагаемому месту вставки нового поля (учтите, что слева от него автоматически вставится заголовок).

6. Нажмите левую кнопку мыши, и удерживая ее, растяните объект как рисунок (после того, как вы отпустите ее у вас появится первое окно диалога).

7. Ознакомьтесь с ним и установите флажок напротив нужной опции (первая).

8. Нажав клавишу Далее, перейдите к следующему диалоговому окну.

9. В нем выберите таблицу, откуда будет браться наименование товара.

10. В следующем диалоговом окне, выберите два поля (из одного будут браться коды товаров, а благодаря другому, вы сумеете видеть, при этом, названия этих товаров).

11. Подсказка: эти поля код товара я товар.

12. Со следующим диалоговым окном просто ознакомьтесь.

13. В следующем выберите опцию Сохранить в поле и, используя кнопку вызова списка, выберите из него код товара.

14. В последнем окне задайте подпись созданного поля (товар).

15. Закройте форму с сохранением.

16. Откройте ее и произведите ввод новой записи.

17. Проверьте, что занеслось в таблицу Продажа товара по дате в поле код товара.

18. Скопируйте базу данных на дискету.

1. Для чего служит структура Формы?

2. Какие элементы можно вставлять в форму в режиме конструктора?

3. Как в форме осуществляется переход между записями?

4. Подумайте, какие недостатки есть у созданной вами формы?

Лабораторная работа № 6 Свойства форм

Цель работы:

знакомство со структурой форма;

практика создания форм;

практика конструирования форм;

знакомство с режимом мастера.

Введение

В предыдущей лабораторной работе один из контрольных вопросов звучал так:

«Подумайте, какие недостатки есть у созданной вами формы?»; ответ прост:

• желая добавить новые записи, вы можете испортить предыдущие;

• порядок ввода полей записи нарушен созданием нового поля;

• шрифт мелок и невыразителен.

Как же убрать эти и подобные им недостатки?

У большинства объектов: Windows и программ этой операционной системы, есть возможность задания неких параметров (свойств). Самый простой способ для их изменения - это вызвать диалоговое окно щелчком правой клавиши мыши на заданном объекте (контекстное меню).

1. Сделайте две копии своей формы. Для этого:

1.1 в меню правка выберите команду копировать;

1.2 в меню правка выберите команду вставить;

1.3 в появившемся диалоговом окне, задайте имя ввод новых данных;

1.4 повторите команду вставить и задайте имя удаление записей;

1.5 своей первой форме задайте имя редактирование данных.

2. Откройте форму ввод новых данных в режиме конструктора.

3. Щелкните правой клавишей мыши на заголовке окна формы.

4. Выберите, из контекстного меню, команду свойства.

5. В появившемся диалоговом окне, перейдите на вкладку все.

6. Переведите текстовый курсор в строку разрешить изменение и, используя кнопку вызова списка, выберите нет.

7. Аналогичную операцию проделайте в строке разрешить удаление.

8. Закройте форму с сохранением, откройте ее и попробуйте:

a) изменить запись;

b)удалить запись;

c) добавить запись.

9. Подумайте: какие изменения надо внести в две другие формы.

10. Сделайте их.

11. Откройте одну из форм в режиме конструктора.

12. Вызовите, на заголовке ее окна, контекстное меню.

13. Выполните команду последовательность перехода.

14. В появившемся диалоговом окне измените последовательность так, чтобы поля шли, как они расположены внутри формы.

15. Проверьте сделанные изменения.

16. Откройте любую форму в режиме конструктора.

17. Вызовите контекстное меню на одном из полей формы.

18. Выполните команду свойства и, в появившемся окне попробуйте самостоятельно изменить величину шрифта.

Контрольные вопросы

1. Как вызвать диалоговое окно свойств объекта?

2. Как вы думаете: какие команды содержит контекстное меню?

3. Какие команды вы использовали при размножении форм?

4. Что вы еще смогли изменить в форме?

Лабораторная работа №7 Создание отчета

Цель работы:

практика создания автоотчета (в столбец, ленточный);

знакомство с режимом мастера;

практика создания мастера отчета.

Введение

В данной работе Вы узнаете, как в Access быстро создавать отчеты. В Access входит несколько средств для создания отчетов:

• Автоотчет

• Мастер отчетов (для создания отчетов, основанных на одной или нескольких таблицах)

• Мастер диаграмм и т.д.

Автоотчет - это наиболее простое средство Access для создания отчета на основе таблицы или запроса. Это средство работает быстрее, чем мастер.

Ход работы

1. 
   Щелкните по кнопке создать и выберите режим Автоотчет в столбец.
   
2. 
   В поле со списком выберите в качестве источника данных таблицу Прибыль по дате за вид товара.
   
3. 
   Щелкните по кнопке ОК.
   

Создайте отчет при помощи Автоотчета: ленточный. Просмотрите, закройте отчет с сохранением.

При создании отчета с помощью Мастера отчетов надо приложить чуть больше усилий, чем при его создании средствами Автоотчета. Но зато возрастает степень вашего участия в создании отчета. Мастер отчетов позволяет;

• выбрать поля из одной или нескольких таблиц и запросов;

• сгруппировать записи по определенным полям;

• отсортировать записи в отчете по четырем (или менее полям);

• вывести при необходимости итоговые величины, а также скрыть основанные из них подчиненные записи;

• выбрать макет отчета (ступенчатый, блок, структура и т.д.) и ориентацию (книжную или альбомную);

• выбрать стиль отчета (деловой, обычный, строгий и т.д.).

1. На вкладке отчеты щелкните по кнопке создать.

2. В появившемся окне Новый отчет выберите Мастер отчетов. В качестве источника данных выберите таблицу Прибыль по дате за вид товара. Щелкните по кнопке ОК.

3. Появится окно Создание отчетов.

4. Используя клавишу « » », перенесите все поля данной таблице из окна доступные поля в окно выбранные поля и перейдите к следующему диалоговому окну.

5. В нем добавьте уровень группировке по дате и перейдите к следующему диалоговому окну.

6. Со следующим диалоговым окном просто ознакомьтесь.

7. В следующем выберите вид макета для отчета и ориентацию.

8. Нажав кнопку Далее, перейдите к следующему диалоговому окну.

9. В последнем окне задайте имя отчета и нажмите на кнопку Готово.

10. У Вас появилось окно готового отчета. Просмотрите его.

11. Сохраните базу данных на дискету.

Существует несколько способов печати отчета в режиме конструктора и в режиме предварительного просмотра:

• щелкните на кнопке Печать панели инструментов, чтобы послать отчет прямо на принтер;

• чтобы перед распечаткой отчета открыть диалоговое окно Печать, выберите команду Файл → Печать.

• нажмите клавишу Ctrl+P, чтобы открыть диалоговое окно Печать.

Ход работы

1. Откройте базу данных Магазин.

2. Перейдите на вкладку отчеты.

3. Выберите отчет, который Вы будете распечатывать.

4. Предварительно просмотрите его.

5. Откройте диалоговое окно печать (как описано выше).

6. Ознакомьтесь.

7. Вставьте бумагу в принтер, щелкните по кнопке ОК.

8. Откройте базу данных Европа.

9. Создайте отчет, по запросу который выводит страны с населением более 3000000 и площадью менее 30000 кв.км., с помощью Мастера отчетов.