Мұрағат- құжаттарды тіркеу, қабылдау, сақтау функциясымен айналысатын мекеме. Бұл мекеменің функциясыны сонымен қатар, құжаттардың ғылыми анықтамалық аппаратың құрастыру, құжаттық материалдарды саяси, шаруашылық, мәдени бағытта қолдануды ұйымдастырады.
Мұрағат- ол өмірдің бар саласын қамтитын мекемелер мен жеке адамның құжаттарын сақтап, тіркеп, қабылдайтын ғылыми зерттеуші мекеме болып саналады.
Сақтау бірлігі- дегеніміз ол, құжаттың түрі , немесе тағы бір белгісі бойынша жеке номермен белгіленген сақтауға алынған құжат.
Іс дегеніміз - ол, бір фактіге, немесе объектінің бір тақырып, мазмұны бойынша жинақталған құжаттар аталады.
Іс-басты «инициативалық» құжатпен ашылады, ал соңында «аяқталу» құжатымен жабылады.
Іс, бір неше құжаттан тұрады, олар хронологиялық кезеңділікте құрастырылады.
«Кіріс», құжаттардын келеген уақытын белгілейді, ал «шығыс құжаттары», қашан құрастырылған уақытын белгілейді.
Істін бастанғы және сонғы уақыты құжыттын шеткі мерзімі деп аталады.
Ол бір күнді немесе бірнеше жылдарды қамтуы мүмкін.
Мұрағат қоры -дегеніміз, мемлекетпен сақтауға алынған, бірнеше жылдар бойы құрастырылған құжаттардын комплексі \ мекемелердін құжатары, жеке адамның өмірлік құжаттары т.б\.
Мұрағат қорлары мекемелерде белгіленген жылдар бойы жинақталады, тура солай жанүялық құжаттар да, міне сол құжаттарды жинақтағанда қор құрастырушы деп аталады. Мұрағат мекемесі осы фондттарды арнайы тізіммен алып сақтауға , зерттеуге алады.
Мұрағат қорының көлемі, сақтауда тұрған сақтау бірліктерімен есептеледі, ол бір сақтау бірлігінен, бірнеше жүз , мың бірлікке жетуі мүмкін.
