Хаттар арнайы қағаздарға толтырылады және мынадай деректемелерден тұрады: қабылдаушы, бұрыштама, бақылау белгісі, мәтін тақырыбы, мәтін, қосымшаның бар екені туралы белгі, қолы, орындаушы туралы белгі, мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгі, хаттың келіп түскені туралы белгі
Хат мәтіні, әдеттегідей, екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте фактіге, оқиғаларға, күнге, хатқа сілтеме жасай отырып, хатты жазуға себеп болған жағдайлар көрсетіледі, содан кейін негізгі бөлікте хаттың негізгі мақсаты қорытынды, ұсыныс,өтініш- тілектер жазылады.
БАЯНДАУ ХАТ
Баяндау хат-ұйым басшысына қандай да бір мәселені жан-жақты қамтып баяндаған, қортынды, ұсыныстар жасаған құжат.
Ұйымның өз ішінде арналған баяндау хаттар қолмен жазылып, жазған адамның қолы қойылады. Мерзімі көрсетіледі. Сонымен қатар, мекеменің атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы, құжат аты, жазылған орны, мәтін тақырыбы, кімге арналғаны көрсетіледі.
Баяндау хат мекеменің атынан жоғары жаққа арналса, компьютерде теріліп, мекеме басшысы қол қояды.
Баяндау хат
00.00.00
М.Б.Амановты іссапарға жіберу туралы
-------------- байланысты өндірістік-техникалық бөлімнің менеджері М.Б.Амановты Астана қаласына 00.00.00 - 00.00.00 дейін іссапарға жіберуіңізді өтінемін.
ӨТБ-нің бастығы ----------
Түсініктеме үлгісі
Несие бөлімі
00.00.00
Бөлімнің 2007 жылдың 2 тоқсанына арналған жиынтық есебін факс-модем байланысының бұзылуына және банктің Қостанай филиалындағы есеп беру мәліметтерінің болмауына байланысты көрсетілген мерзімде өткізе алмадық.
