ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕ-

кумента, проставление  номера экземпляра на каждом экземпляре. 
В журнале и на черновике проверяется соответс твие номера нос и-
теля и номеров  листов черновика. Отметка о проверке  прос тавл я-
ется в журнале рядом с номером документа.  
Наиболее  сложной  является  проверка  правильности  прос тав-
ления регис трационных данных пос тупивших документов, посколь-
ку в их состав входят документы, зарегис трированные по журналу  
учета  пос тупивших  документов,  журналу  учета  документов  выд е-
ленного хранения,  а  также возвращенные документы, которые р а-
нее были зарегис трированы по разным видам учета. 
Для  проверки  правильнос ти  прос тавления  регис трационных  
данных  документов,  зарегистрированных  по  журналу  учета  пос ту-
пивших  документов,  привлекаются  журнал  учета  пос тупивших  п а-
кетов, журнал учета поступивших документов  и документы. В жур-
нале  учета  пакетов  проверя ется  соответс твие  количес тва  пос ту-
пивших  пакетов  (графа  3)  количеству  зарегистрированных  (графа 
5).  В  журнале  учета  пакетов  и  жу рнале  учета  поступивших  док у-
ментов  проверяется  соответс твие  данных  о  при своенном  учетном 
номере,  дате  пос тупления  документа,  номере,  за  которым  доку-
мент  направлен,  предприятии-отправителе.  В  журнале  учета  по-
ступивших   документов  и  на  документе  проверяется  соответс твие 
присвоенного  учетного  номера,  грифа  конфиденциальнос ти,  даты 
поступления,  вида  и  заголовка  документа,  предприя тия-
отправителя, номера, за которым документ направлен, даты док у-
мента, количес тва листов (с про счетом их в документе). В докумен-
те,  имеющем  приложения,  дополнительно  проверяется  соответс т-
вие  учетных  номеров,  грифов  конфиденци альнос ти,  номеров  эк-
земпляров, количес тва листов в экземпляре дан ным, содержащим-
ся  в  реквизите  "Отметка  о  наличии  приложения".  Отметки  о  про-
верке прос тавляются в журнале учета пакетов (в графе 7) и в жу р-
нале учета поступивших документов (рядом с номером док умента). 
Для  проверки правильнос ти присвоения регистрационных да н-
ных поступивших документов, взятых сразу на учет документов в ы-
деленного хранения без промежу точной регис трации их в жу рнале 
учета пос тупивших документов, привлекаются журнал учета пос ту-
пивших пакетов, журнал учета документов выделенного х ранения и 
документы.  В  журналах  учета  пакетов  и  документов  проверяется 
соответс твие данных о присвоенном номере, дате поступления (ре-
гистрации), номере, за которым документ  направлен (графа 6 жур-
нала учета пакетов и графа 5 журнала учета документов выделен-
ного  хранения),  предприятии-отправителе.  В  журнале  учета  доку-
ментов  выделенного  хранения  и  на  документе  проверяется  соот-
ветствие присвоенного учетного номера, грифа конфиденциальнос-
ти,  даты  регис трации,  вида  и  заголовка  документа,  предприятия-
www.kodges.ru

отправителя,  номера,  за  которым  документ  направлен,  номеров 
экземпляров,  количества  лис тов  в  экземпляре  (с  просчетом  их  в 
каждом экземпляре). Отметки о проверке прос тавляются в журнале 
учета пакетов (в графе 8) и в журнале учета документов выделен-
ного хранения (рядом с номерами документов). 
Для  проверки  правильнос ти  прос тавления  отметок  о  возврате 
ранее  отправленных  документов  привлекаются  журнал  учета  п о-
ступивших пакетов, соответс твующие журналы учета документов и 
документы.  В  соответс твующем  журнале  учета  проверяется  нали-
чие отметки о возврате документа и ее соответствие записи в гр а-
фе 9 журнала учета пакетов. В журналах учета изданных докумен-
тов,  документов  выделенного  хранения  и  на  документах  провер я-
ется,  кроме  того,  соответс твие  ном еров  возвращенных  экземпля-
ров. Отметки о проверке прос тавляются в журнале учета пакетов (в 
графе 9 рядом с номерами возвращенных документов).  
Для  проверки  правильнос ти  прос тавления  отметок  о  возврате 
ранее  отправленных  машинных  носителей  используются  журнал 
учета  пос тупивших  пакетов,  журнал  учета  машинных  носителей  и 
носители. В графе 8 журнала учета машинных носителей провер я-
ется наличие отметки о возврате нос ителя и ее соответс твие зап и-
си в графе 9 журнала учета пакетов. Отметки о проверке  прос тав-
ляются  в  графе  9  журнала  учета  пакетов  рядом  с  номерами  воз-
вращенных носителей.  
Для  проверки  правильнос ти  прос тавления  регис трационных  
данных  дел  и  учетных  журналов  (картотек)  привлекаются  номенк-
латура дел, дела и учетные журналы (картотеки). В номенклатуре и 
на обложке дела (журнала) или наклейке на картотеке проверяется 
соответс твие  индекса  (номера)  дела  (журнала,  картотеки),  грифа 
конфиденциальности, заголовка (наименования), срока хранения и 
номеров  с татей  по  перечню.  По  учетным  журналам,  кроме  того, 
проверяется соответс твие количес тва  листов. Отметка  о проверке 
прос тавляется в  номенклатуре рядом с  индексом (номером) дела, 
журнала или картотеки.  
 
10.3. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕ-
НИЯ ОТМЕТОК О ДВИЖЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ 
ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И НОСИТЕЛЕЙ 
 
Для  проверки  правильности  прос тавления  отметок  об  отправ-
лении документов привлекаются учетные журналы, в которых зар е-
гистрированы  отправленные  документы,  и  сопроводительные  м а-
териалы,  по  которым  отправлены  документы  (реес тры,  расписки, 
квитанции,  сопроводительные  письма).  В  журнале  и  сопровод и-
www.kodges.ru

тельном  документе  проверяется  соответс твие  записей  о  номере, 
грифе  конфиденциальнос ти,  виде  и  наименовании  документа,  ад-
ресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зар е-
гистрированным в журнале учета пос тупивших документов, вмес то 
номеров  экземпляров  проверяется  количес тво  отправ ленных  лис-
тов), наименовании, номере  и дате сопроводительного доку мента. 
Подпис и о проверке прос тавляются в графе 14 журнала учета  из-
данных документов, графе  10 журнала учета документов выделен-
ного  х ранения  или  в  графе  14  журнала  учета  поступивших  док у-
ментов. 
Для  проверки  правильности  прос тавления  отметок  об  отправ-
лении (возврате) ош ибочно присланных документов  привлекаются 
журнал учета пос тупивших пакетов и копии сопроводительных п и-
сем,  с  которыми  отправлены  документы.  В  журнале  и  сопровод и-
тельном  письме  проверяется  соответс твие  записей  о  номере  и 
грифе  конфиденциальности  документа,  адресате,  номере  и  дате 
сопроводительного  письма.  Подпи си  о  проверке  проставляются  в 
графе 10 журнала учета пакетов.  
Для  проверки  правильности  прос тавления  отметок  об  отправ-
лении машинных носителей привлекаются журнал учета машинных  
носителей  и  сопроводительные  документы,  по  которым  отправл е-
ны  нос ители.  В  журнале  и  сопроводительном  документе  провер я-
ется соответс твие записей о виде, номере, грифе конфиденциаль-
нос ти нос ителя, адресате, номере и дате сопроводительного док у-
мента. Подписи о проверке прос тавляются в графе 7 журнала уче-
та машинных нос ителей. 
Для  проверки  правильности  прос тавления  отметок  об  отправ-
лении  дел  привлекаются  номенклатура  дел  и  сопроводительные 
документы,  по  которым  отправлены  дела.  В  номенклатуре  дел  и 
сопроводитель ном  документе  проверяется  соответс твие  записей 
об индексе (номере) и грифе конфиденциальности дела, заголовке 
дела, номере  тома, количес тве лис тов в  томе, адресате, номере и 
дате  сопроводительного  документа.  Подписи  о  проверке  прос тав-
ляются в графе 9 номенк латуры дел. 
Для  проверки  правильности  прос тавления  отметок  об  отправ-
лении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых  
изъяты  документы,  и  сопроводительные  документы,  по  которым 
отправлены  изъятые  документы.  В  сопроводительном  документе, 
описи  документов  дела  и  справке-замес тителе  проверяется  соот-
ветствие записей о  номере, грифе конфиденциальности  и количе-
стве лис тов документа, адресате, но мере и дате сопроводительно-
го документа. Подписи  о проверке про ставляются в графе 7 описи 
документов дела.  
Кроме  того,  в  процессе  проверок  правильнос ти  проставления 
www.kodges.ru

отметок об отправлении в с опроводительном документе  (за исклю-
чением  сопроводительных  писем)  проверяется  наличие  подписи 
лица за получение пакетов и оттиска печати (ш тампа).  
Для  проверки  правильнос ти  прос тавления  отметок  об  уничто-
жении  документов  выделенного  хранения  привлекаются  журнал 
учета  документов  выделенного  хранения  и  акты  об  уничтожении 
дел и документов. В журнале и  акте проверяется соответс твие з а-
писей об учетном  номере, грифе конфиденциальнос ти, виде  и з а-
головке документа,  номерах экзем пляров, количестве  лис тов в эк-
земпляре, номере и дате акта об уничтожении. Подпис и о проверке 
прос тавляются в графе 13 журнала учета документов выделенного 
хранения.  
Для  проверки  правильнос ти  прос тавления  отметок  об  уничто-
жении дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенкл а-
тура дел и акты об уничтожении дел и документов. В номенклатуре 
и  акте  проверяется  соответс твие  записей  об  индексе  (номере)  и 
грифе  конфиденциальнос ти  дела  (журнала,  картотеки),  его  заг о-
ловке, номере тома, количестве лис тов в томе (по картотеке  - вме-
сто номера тома и количества листов проверяется количес тво кар-
точек),  номере  и  дате  акта  об  уничто жении.  Подписи  о  проверке 
прос тавляются в графе 9 номенклатуры дел.  
Для  проверки  правильнос ти  прос тавления  отметок  об  уничто-
жении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых  
изъяты доку менты, и акт об уничтожении дел и документов. В акте, 
описи  документов  дела  и  справке-замес тителе  проверяется  соот-
ветствие записей о номере, грифе конфиденциальности и дате д о-
кумента,  количестве  лис тов,  номере  и  дате  акта  об  уничтожении. 
Подпис и  о  проверке  прос тавляются  в  графе  7  описи  документов 
дела.  
Кроме  того,  в  процессе  проверок  правильнос ти  проставления 
отметок об уничтожении документов  и дел в акте  об уничтожении 
проверяется наличие отметок о физическом уничтожении докуме н-
тов  и  дел,  заверенных  подписями  лиц,  производивш их  уничтож е-
ние.  
Для  проверки правильнос ти проставления  отметок  о переводе 
изданных и пос тупивш их документов на учет документов выделе н-
ного  хранения  привлекаются  журналы  учета  изданных,  поступив-
ших документов и документов  выделенного х ранения и переведе н-
ные на учет выделенного хранения документы. В журнале  и док у-
менте  проверяется  соответс твие  учетного  номера,  присвоенного 
при  издании  или  поступлении  документа,  учетному  номеру,  пр и-
своенному  по  журналу  учета  документов  выдел енного  хранения, 
грифа конфиденциальнос ти, вида, заголовка  и  номеров экземпл я-
ров  документа,  количес тва  лис тов  в  экземпляре  с  просчетом  лис-
www.kodges.ru

тов. Подпис и о проверке прос тавляются в графе  17 журнала учета 
изданных документов или в графе 13 журнала учета  пос ту пивших  
документов.  В  журнале  учета  документов  выделенного  хранения 
рядом  с  номером  документа  прос тавляется  отметка  о  проверке 
правильнос ти регис трации.  
Для проверки  правильнос ти прос тавления  отметок о подшивке 
документов  в  дела  привлекаются  дела,  в  которых  подшиты  доку-
менты, и журналы учета, в которых зарегис трированы документы. В 
деле и журнале проверяется с оответствие учетного номера, грифа 
конфиденциальности,  вида  и  наименования  документа,  индекса 
(номера)  дела,  количес тва  лис тов  в  документе,  номеров  лис тов 
дела. Кроме  того, в описи документов дела и документе  проверя-
ется соответс твие даты, номера, грифа конфиденциальнос ти, вида 
и  наименования  документа,  отправителя  (по  поступившим  док у-
ментам)  или  адресата  (по  отправленным  документам),  номеров 
лис тов дела. Подписи о проверке  прос тавляются в графе  16 жу р-
нала  учета  изданных  документов  или  в  графе  12  журнала  учета 
поступивших документов. 
Для проверки правильнос ти прос тавления отметок о перешивке 
документов  в  другие  дела  привлекаются  дела,  из  которых  изъяты 
документы, и дела, в которые документы  перешиты. В описи док у-
ментов дела, в которое переш ит документ, и на документе пров е-
ряется соответс твие данных, перечис ленных  в предыдущем абз а-
це.  В  справке-замес тителе  и  описи  документов  дела,  из  которого 
изъят документ, проверяется наличие данных о  новом местонахо-
ждении  документа  и  их  соответс твие  дан ным  описи  документов 
дела, в которое  подшит документ. Подписи о про верке  прос тавля-
ются  в  графе  7  описи  документов  дела,  из  которого  изъят  док у-
мент.  
Для  проверки  правильнос ти  прос тавления  отметок  об  изъятии 
из  дела  документов,  с  которых  снят  гриф  конфиденциальнос ти, 
привлекаются дела и акт передачи документов в службу открытого 
делопроизводства. В описи документов дела, справке-замес тителе 
и акте проверяется соответствие данных о номере, дате и колич е-
стве  лис тов документа, дате и номере акта о передаче. Подписи о 
проверке прос тавляются в графе 7 описи документов дела.  
При любом изъятии документов из дел в учетных формах, в к о-
торых документы  были зарегис трированы, отметки  о новом место-
нахождении или уничтожении документов не производятся.  
Для  проверки правильнос ти проставления отметок  о передаче 
на  архивное  хранение  дел  и  документов  выделенного  хранения 
привлекаются  номенклату ра  дел,  журнал  учета  документов  выд е-
ленного хранения и описи дел и документов, переданных на арх ив-
ное  хранение.  В  описи  и  номенклату ре  проверяется  соответс твие 
www.kodges.ru

индекса  (номера),  грифа  конфиденциальнос ти,  заголовка  дела, 
номера  тома  дела,  количес тва  лис тов  в  томе,  архивного  шифра 
(номеров  фонда,  описи,  единицы  хранения).  Подписи  о  проверке 
прос тавляются в графе  9 номенклатуры дел. В жур нале учета д о-
кументов выделенного хранения и опис и проверяется со ответс твие 
номера,  грифа  конфиденциальности,  вида  и  заголовка  доку мента, 
номера  экземпляра,  количес тва  лис тов  в  экземпляре,  архивного 
шифра.  Подписи  о  проверке  прос тавляются  в  графе  15  журнала 
учета документов выделенного хранения.  
Для  проверки правильнос ти проставления отметок  о передаче 
в службу открытого делопроизводс тва дел  и документов выделе н-
ного хранения, с которых снят гриф конфиденциальнос ти, привл е-
каются  номенк латура  дел,  журнал  учета  документов  выделенного 
хранения и акт передачи. В номенклатуре и акте проверяется соо т-
ветствие  индекса  (номера),  заголовка  дела,  номера  тома,  колич е-
ства  лис тов,  номера  и  даты  акта.  Подписи  о  проверке  прос тавл я-
ются  в  графе  9  номенклату ры  дел.  В  журнале  учета  документов 
выделенного  хранения  и  акте  проверяется  соответс твие  учетного 
номера,  вида  и  заголовка  документа,  номеров  экземпляров,  кол и-
чества  листов  в  экземпляре,  номера  и  даты  акта.  Под писи  о  про-
верке прос тавляются в графе 10 журнала учета документов выд е-
ленного хранения.  
 
10.4. КВАРТАЛЬНЫЕ ПРОВЕРКИ ФАКТИЧЕСКОГО 
НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ И 
ДОКУМЕНТОВ 
 
Для  проверки  наличия  бумажных  нос ителей,  независ имо  от 
времени  их  регис трации,  привлекаются  нос ители  и  журнал  учета 
бумажных носителей. На нос ителе  и в журнале  проверяется соо т-
ветствие учетного номера и количества лис тов (с просчетом лис тов 
в носителе). В с тенографических и  рабочих  тетрадях просчет  лис-
тов  можно  не  производить,  соответс твие  количес тва  лис тов  зап и-
сям в журнале проверяется по заверительной надписи в те традях.  
Для  проверки  наличия  машинных  носителей,  независимо  от 
времени  их  регис трации,  привлекаются  нос ители  и  журнал  учета 
машинных носителей. На носителе и в журнале проверяется соо т-
ветствие учетного номера.  
Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных  
на  выделенное  хранение  изданных  документов,  независимо  от 
времени  их регистрации, привлекаются документы и журнал учета 
изданных документов. На документе и в журнале проверяется с о-
ответс твие учетного  номера, количес тва экземпляров документа и 
www.kodges.ru

количес тва  лис тов в каждом экземпляре с их просчетом. Одновр е-
менно  проверяется  наличие  подпи си  за  уничтожение  черновика 
(если  он был). Ес ли  на момент проверки по каким -либо причинам 
черновик  не  уничтожен,  то  проверяется  его  на личие  с  просчетом 
лис тов и соответствие записям в графе 5 журнала. 
Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных  
на выделенное хранение пос тупивших  документов, независимо от 
времени  их регистрации, привлекаются документы и журнал учета 
поступивших  документов.  На  документе  и  в  журнале  проверяется 
соответс твие учетного номера, количества  лис тов основного док у-
мента  и  приложений  (при  наличии  приложений)  с  просчетом  лис-
тов. 
Даты  проверок  фактического наличия нос ителей  и документов 
проставляются при журнальном способе учета в соответс твующем 
журнале рядом с номером носителя или документа, при карточном 
способе  - в графе 3 контрольного журнала.  
Поскольку  проверка  фактического  наличия  носителей  и  доку-
ментов  должна  проводиться  по  схеме  от  документа  к  учетному  
журналу (карточ ке) и они проверяются, как правило, не в послед о-
вательности  учетных  номеров,  а  по  мес тонахождению,  то  по  з а-
вершении  проверки  всех  носителей  и  документов  выявляются  не-
проверенные носители и документы по отсу тс твию дат проверок.  
Если  к  началу  квартальной  проверки  носитель,  изданный  или 
посту пивший  документ  сняты  с  учета  (уничтожены,  отправлены, 
переведены на учет документов выделенного х ранения, подшиты в 
дела),  то в  форме учета проверяется наличие отметок  и подписей 
о  произведенных  операциях  с  установлением  (кроме  магнитных  
носителей) соответс твия количества зарегистрированных лис тов (а 
по  изданным  документам  -  и  экземпляров)  количес тву  снятых  с  
учета.  Учетный  номер  округляется  как  закрытый.  При  карточном 
способе учета карточка  помещается в карто теку отработанных до-
кументов.  
Если в процессе или по итогам квартальной проверки выявится 
отсутствие  отдельных  зарегис трированных  документов  (носите-
лей),  то  должны  быть  приняты  меры  по  оперативному  их  поиску. 
При отсу тствии  положительных результатов  необходимо приказом 
по предприятию создавать специальную комиссию для установле-
ния  причин  отсу тс твия  документов,  разработки  версий  о  их  воз-
можном мес тонахождении и проведения поиска документов по к а-
ждой  из  этих  версий.  При  любом  исходе  поиска  комиссия  должна 
составлять заключение о результатах своей работы. В случае н а-
хождения  документов  в  заключении  отражаются  при чины  отсу тс т-
вия  документов  в  установленных  для  них  местах  и  предла гаются 
меры по устранению таких причин. Если документы не найдены, тс  
www.kodges.ru

в  заключении  отражаются  направления  поиска,  излагаются  воз-
можные  причины,  обстоятельс тва  и  формы  утраты  документов, 
устанавливается с тепень вины в этом конкретных сотрудников. З а-
ключение у тверж дается руководителем предприятия, который пр и-
нимает решение о мерах наказания виновных. В соответс твующих 
учетных  формах  производятся  отметки  о  списании  документов  со 
ссылкой на номер и дату заключения комиссии. 
Комиссия создается и  при обнаружении в ходе проверок  неу ч-
тенных конфиденциальных документов  (нос ителей). В заключении 
комиссии  отражается  дейс твительная  с тепень  конфиденциальн о-
сти этих документов, причины издания их неучтенными и формули-
руются  предложения,  направленные  на  предотвращение  неучтен-
ного  издания документов. Выявленные неучтенные документы ре-
гистрируются в соответс твующих формах учета.  
По  результатам  произведенных  в  течение  квартала  проверок 
правильнос ти прос тавления отметок о движении документов, дел, 
носителей  и  фактического  наличия  носителей  и  документов  с о-
ставляется акт по следующей форме:  
 
Наименование предприятия  
 
 
УТВЕРЖДАЮ 
Наименование должно-
сти 
руководителя предпри-
ятия 
_____________________
___ 
(подпись, инициалы, фамилия, 
дата) 
 
АКТ 
00.00.0000 № _______ 
___________________  
(место составления) 
о проверке движения и 
наличия конфиденциальных носителей  
документов и дел за ______ квартал 
 
Сос тавлен: 
_______________________________________________  
(инициалы, фамилии лиц, проводивших пров ерку) 
В период с ________ по _________ 200_ г. проведена проверка:  
 
- 
правильнос ти  произведенных  в  течение  квартала  отметок  о 
движении носителей, документов и дел, независимо от времени их  
регис трации;  
www.kodges.ru

фактического  наличия  всех  носителей,  изданных  и  пос туп ив-
ших  документов  с  просчетом  листов,  независимо  от  времени  их  
регис трации.  
В результате проверки установлено:  
1. 
Все отметки о движении документов, дел и носителей соо т-
ветствуют  сопроводительным  (оправдательным)  материалам,  а 
также новому местонахождению подшитых и переведенных и учет 
выделенного хранения документов; 
2. 
Все подлежавшие проверке документы и нос ители находя т-
ся в наличия;  
3.   
______  документов  (носителей,  дел)  не  зарегис трированы 
по  формам  учета  (указываются  раздельно  носители,  дела,  док у-
менты по каждому виду учет-*.); 
4. 
Имеются следующие ошибки и  нарушения в учете и хране-
нии  документов,  дел,  носителей  (перечис ляются  ошибки,  наруш е-
ния и меры, принятые по их устранению).  
__________________. 
__________________. 
(подписи) 
 
 

жүктеу/скачать 1,69 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: