Ж. Ж. Шайекенов 2010ж

Егер құжат екі адрес бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі данасы арнаулы қағазға басылып, көшірмесі жай қағазға түсіріледі, яғни, барлығы үш дана болады.

Кей жағдайда хат мөрімен куәландырылады.

Қабылданатын хаттарға келіп түскендігі туралы белгі және кәсіпорынның басшы қызметкерлерінің тапсырманы орындауға алғандығы туралы бұрыштама белгі қойылады.

2.

Жеделхаттың ішіне мыналар кіреді: қай категорияға жататыны туралы белгі; мекен-жайы, мәтіні, мәтінге қол қойған лауазымды адамның аты-жөні, жіберуші ұйымның байланыс мекен-жайы, жіберуші лауазымды адамның қолы, мөр, күні.

Халықаралық жеделхаттар орыс және латын шрифтерімен басылады. Халықаралық жеделхат мәтіні 1,5 аралықта, тасқа басылған әріптермен, жаңа жолсыз, тасымалсыз, түзетулерсіз басылады.

Халықаралық жеделхаттың сол жақ төменгі бұрышында нөмері, күні, орындаушының аты-жөні, қызмет телефонының нөмірі көрсетіледі.

б) Телефонограмма мынадай деректемелрді қамтиды: кәсіпорынның атауы, құжат түрі, қабылдаушы, күні, индексі, мәтіні, қолы, жіберілу уақыты туралы белгі, телефонограмманы қабылдаған және берген адамның лауазымы мен аты-жөні.

Телефонограммалар бір данадан жасалып, оған басшы не орындаушы қол қояды. Мәтіні 50 сөзден аспауы керек. Телефонограмма бірнеше қабылдаушы бойынша бірлесе, онда қабылдаушы мекемелердің тізімі мен телефон нөмірері қоса беріледі.

в) Телефонограмманы бергенде мынадай ұсыныстарды ескерген тиімді:

• 
  Қарапайым және жедел хабар беру;
  
• 
  Жазудың дұрыстығын қайталап оқу арқылы тексеру;
  
• 
  Қисыны күрделі мәтіндері жібермеу;
  
• 
  Сирек қолданылатын сөзді пайдалану.
  

а) Баяндау хат – ұйым басшысына қандай да бір мәселені жан-жақты қамтып баяндаған, қорытынды, ұсыныстар жасаған құжат.

Ұйымның өз ішіне арналған баяндау хаттар қолмен жазылып, жазған адамның қолы қойылады.Мерзімі көрсетіледі. Сонымен қатар, мекеменің атауы, жазылған орны, мәтін тақырыбы, кімге арналғаны көрсетіледі.

Түсініктеме – қызметкердің қандай да болмасын бір жарлықты орындамау немесе тәртіп бұзу себептерін түсіндірген құжат түрі.

Түсініктеме қалыпты қағазға қолмен жазылады.Онда кәсіпорынның, құрылымдық бөлімшенің атауы, құжат түрі, күні, нөмірі көрсетіліп, тақырыбы, мәтіні жазылады, қолы қойылады. Түсініктеме қосымшалар тіркелуі мүмкін.

4.

а) Анықтама – қандай да бір болмасын фактіні не оқиғаны сипаттап растайтын құжат.

Мекеменің өз ішіне қажет анықтамаға мекеме басшысы қол қояды.

Актіде мынадай деректер болады: кәсіпорын атауы, құжат түрі, күні, индексі, жасалу орны, бекіту белгісі, тақырыбы, мәтіні, қосымшасы бар екені туралы белгі, қолы.

Актіге комиссия төрағасының және мүшелерінің қолы қойылады.

Актіні мәтіні екі бөліктен: кіріспеден және белгілеуші бөліктен тұрады.