Ұйымдық құжаттарды жүргізу

Номенклатуралық істер ашылған күннен бастап ұйымның мұрағатына жіберілгенше немесе жойылғанша ЖШС-тің құрылымдық бөлімшелерінде, яғни орындаушыларда (жауапты адамдарда) сақталады.

Тұрақты сақталуда тұрған құжаттарды істен алуға және беруге тыйым салынады. Мұндайға тек қана сот және тергеу орындары талап еткенде рұқсат беріледі. Солай етілген күнде құжаттардың расталған көшірмесі және алыну себептері туралы акт іске тігілуі керек. Номенклатуралық істерді ЖШС ғимаратынан алып шығуға ерекше жағдайларда бірінші басшы рұқсат береді.

Іс қағаздарын жүргізу үшін ЖШС жетекшісі құжаттар легіне орай құжаттамалық қызмет (кеңсе) ұйымдастырады немесе іс жүргізуші тағайындайды. Ал оның негізгі міндеттері мынадай болуы тиіс:

·        почтаны (хат-хабар) алу (соның ішінде жеткізіліп берілген қағаздар да бар) және оларды арнайы журналда тіркеу;

·        тіркелген құжаттарды қарау үшін ЖШС басшыларына (өкілеттеріне орай) тапсыру;

·        қаралған құжаттарды басшылардан алып, оларды басшының нұсқауына орай нақты орындаушыларына қол қойдырып тапсыру;

·        ЖШС-те дайындалған құжаттарды почта арқылы немесе басқадай жолдармен (қолма-қол тапсыру, факс және т.б.) тиісті жерлерге жөнелту;

·        Орындалған құжаттарды бақылаудан шығару;

·        Орындалу мерзімі біткен құжаттар туралы ЖШС басшысын хабардар ету;

·        ЖШС басшысының тапсыруы және қызметкерлердің сұрауы бойынша құжаттарды көбейту;

·        Құжаттардың қозғалысы бойынша мүдделі адамдарға анықтама беру;

·        ЖШС басшыларының тапсырмалары бойынша құжаттар мәтінін компьютерде теру;

·        Қолданыстағы нормативтік актілерге сәйкес номенклатуралық істерді сақтау, ұйымның мұрағатына өткізу немесе жою;

·        ЖШС-тің ішкі айналымдағы құжаттарын құрылымдық бөлімшілерге уақытында жөнелтіп отыру;

·        ЖШС басшыларының тапсырмалары бойынша басқа да қосымша техникалық жұмыстарды орындау.

Құжаттық қызметті (кеңсе) ұйымдастырып, оның құқықтары мен міндеттерін тізімдеген тиісті ережені жасаған соң мына мәселелерді ЖШС-тің бірінші басшысының бұйрығымен бекіту керек:

1) фирма басшылары арасында лауазымдық міндеттерді (өкілеттіктерді) бөлісу;

2) ЖШС-тің құрылымдық бөлімшелері, филиалдары және өкілеттіктері туралы ереже мен қызметкерлер үшін лауазымдық нұсқаулықтар (міндеттер);

3) ЖШС-те іс қағазын жүргізу жөніндегі нұсқаулық;

4) шаруашылық шарттарын дайындау, бекіту және олардың орындалуын бақылау тәртіптері;

5) ЖШС-тегі еңбек тәртібі (жұмыс күні режимі) ережелері;

6) еңбекақы және сыйақы төлеу, сондай-ақ, ақшалай несие және жәрдемақы беру тәртібі туралы;

7) еңбекті қорғау, техника қауіпсіздігі және өндірістік санитария туралы тәртіптер;

8) коммерциялық құпияны құрайтын мәліметтер тізімі.

 Организационные документы:

* Структура и штатное расписание ТОО;

* Приказ о распределении служебных (должностных) представительств руководителей ТОО (если их несколько · ;

* Коллективный договор;

* Положение о структурных подразделениях, общественных организациях, филиалах и представительствах ТОО;

* Должностная инструкция работников ТОО (наемный персонал, состав);

* Другие документы внутреннего оборота (инструкции, методические рекомендации и др.) ·

Документы управленческой деятельности:

* Протоколы общих собраний в ТОО;

* Протоколы заседаний других органов ТОО (правление, наблюдательный совет, ревизионная комиссия · ;

* Приказы руководителя ТОО по основным вопросам хозяйственно-финансовой деятельности;

* Нормативные правовые акты государственных органов по вопросам, касающимся деятельности ТОО.

Финансовые и отчетные документы бухгалтерии.

Взаимодействие с государственными органами и негосударственными структурами по вопросам деятельности ТОО.

Кадровые документы:

* Индивидуальные трудовые договоры с работниками;

* Личные дела (личные карточки) работников);

* Приказы по личному составу и кадрам;

* Трудовые книжки работников;

* Документы (Материалы) по рассмотрению трудовых споров, жалоб (заявлений) работников, а также проверке фактов нарушений трудовой дисциплины и несчастных случаев на производстве ·

Документы по трудовому договору:

· Хозяйственные договоры (соглашения) и переписка с деловыми партнерами по ним;

* Исковые заявления в судебные органы и их решения · а также переписка по их исполнению;

* Нормативные акты, касающиеся трудового договора.

Документы по планированию производственно-хозяйственной деятельности:

* планы работ и справки об их выполнении на календарный срок (месяц, квартал, год · ;

* документы (материалы) проведенных служебных совещаний по выполнению производственных планов и другим вопросам.

Документы проверки деятельности ТОО органами государственного надзора и контроля и переписка по этим вопросам.

Справочно-информационные документы.

Систематизация таких документов (разумеется, регламентируется с учетом особенностей уставной деятельности ТОО) должна быть оформлена приказом руководителя ООО в виде номенклатуры и каждому делу присвоен соответствующий учетный (индексационный) номер.

При формировании номенклатурного дела руководитель ТОО должен учитывать, что оно должно отвечать следующим требованиям:

1) полнота пакета документов, собираемых в ходе деятельности ТОО;

2) заголовок номенклатурного дела должен кратко, точно и ясно отражать содержание содержащихся в нем документов;

3) нумерация документов в деле производится по их значению и взаимосвязи. Сначала будут размещены нормативные правовые документы. При этом постановления и приказы вышестоящих органов стоят перед приказами организации. Далее следуют плановые и отчетные документы. Об этом подробно рассказывается в соответствующей части книги.

 Ведение организационных документов

Номенклатурные дела хранятся в структурных подразделениях ТОО, т. е. у исполнителей (ответственных лиц) со дня их открытия до направления в архив организации или уничтожения.

Изъятие и выдача из дела документов, находящихся на постоянном хранении, запрещается. Такое допускается только по требованию судебных и следственных органов. В день обращения заверенная копия документов и акт о причинах получения должны быть подшиты в дело. Вынос номенклатурных дел из здания ТОО допускается в исключительных случаях первым руководителем.

Для ведения делопроизводства руководитель ТОО в зависимости от потока документов организует документарную службу (канцелярию) или назначает делопроизводителя. А его основными задачами должны стать:

· получение почты (корреспонденции) (в том числе и доставленных бумаг) и регистрация их в специальном журнале;

* передача зарегистрированных документов руководителям (представителям) ТОО для рассмотрения;

* получение рассмотренных документов от руководителей и передача их под роспись конкретным исполнителям по указанию руководителя;

* Пересылка документов, подготовленных в ТОО, по почте или иными способами (сдача нарочно, факс и т.д.) в соответствующие места;

* Снятие с контроля исполненных документов;

* Информирование руководителя ТОО о документах, срок исполнения которых истек;

* Предоставление руководителем ТОО и размножение документов по запросу сотрудников;

* Выдача справок заинтересованным лицам по движению документов;

* Набор текста документов на компьютере по поручениям руководителей ТОО;

* Хранение, передача или уничтожение номенклатурных дел в архив организации в соответствии с действующими нормативными актами;

* Своевременная отправка документов внутреннего оборота ТОО структурным подразделениям;

* Выполнение других дополнительных технических работ по поручениям руководителей ТОО.

После организации документальной деятельности (канцелярии) и составления соответствующего положения, в котором перечислены ее права и обязанности, необходимо утвердить приказом первого руководителя ТОО:

1) распределение должностных обязанностей (полномочий) между руководителями фирм;

2) Положение о структурных подразделениях, филиалах и полномочиях ТОО и должностные инструкции (обязанности);

3) Инструкция по делопроизводству в ТОО;

4) Порядок подготовки, утверждения хозяйственных договоров и контроля за их исполнением;

5) правила трудового распорядка (режим рабочего дня) в ТОО;

6) О порядке выплаты заработной платы и вознаграждения, а также выдачи денежного кредита и пособия;

7) правила по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии;

8) перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

1.Тақырыпты оқыңыздар.Прочитайте.