Кіріспе Өзектілігі:Құжатты қазіргі уақытта кез келген заманауи білім ордасында ақпаратты ұсынудың негізгі тәсілі болып деректер қоры табылады. Ақпаратты тез әрі оңай табу мақсатында сонымен қатар, ақпараттың қауіпсіздігі үшін колледжде автоматтандыру процесі ақпараттық ресурстарын шебер пайдалану маңызды болып келеді. Колледждерде ақпаратты басқарудың тиімділігі оның құжат айналымын қаншалықты орынды ұйымдастырғанына да байланысты. Шын мәнінде, жинақталған ақпаратты тиімсіз пайдалану (немесе одан да жаманы, оның жоғалуы) бүкіл еңбекті жоғалтуға әкелуі мүмкін. Өйткені, дер кезінде алынбаған ақпарат немесе құжат – бұл ең алдымен жоғалған ақша, уақыт және жіберіп алған мүмкіндіктер. Нәтижесінде әртүрлі құжаттармен белсенді жұмыс жүргізілетін колледждерде ерте ме, кеш пе, маңызды көлемдегі ақпаратты жүйелеу, өңдеу және қауіпсіз сақтау мәселесі туындайды. Кез келген көлемдегі және қызмет профиліндегі колледждің қызметін оңтайландыруда заманауи электрондық құжат айналымы жүйелері маңызды рөл атқарады.
Елімізде «Цифрлы Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасы аясында «Электронды құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесін құру және енгізу бойынша атқарылып жатқан жұмыстар ауқымды. Бүгінде Қазақстан архив ісін дамытудың жаңа кезеңіне көшкен. Архивтік құжаттарды сандық форматқа аудару, ғылыми-анықтамалық аппарат пен архив қорларының автоматтандырылған дерекқорын құру ақпарат сапасын жоғалтпай ұзақ уақыт сақтауды қамтамасыз етеді.
Колледжмізде де жоғарыда айтылғанға сәйкес архив ісін дамыту аясында «Дипломдық жобалар архиві» мәліметтер қорын құру үшін SQL Server деректер қорын және де интерфейс құру орталарын меңгеру қазіргі таңда актуальды болып табылады.
